Pengertian Personalia

Pengertian Personalia - Personalia adalah kumpulan kegiatan di dalam semua organisasi dengan tujuan mempengaruhi efektivitas sumber daya manusia dan organisasi.

Aktivitas-aktivitas Personalia

Kegiatan-kegiatan personalia yang digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan antara lain:

A. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Tujuan perencanaan sumber daya manusia yaitu menciptakan hubungan antara semua rencana yang dibuat perusahaan dengan kondisi sumber daya manusia yang tersedia, dengan demikian maka aktivitas sumber daya manusia akan selalu konsisten dengan tujuan perusahaan.

Di dalam menyusun perencanaan sumber daya manusia, manajemen perlu membuat analisis lingkungan dan penilaian organisasional. Analisis lingkungan bertujuan agar manajemen dapat mengantisipasi adanya perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di waktu mendatang.

Lingkungan yang dapat mempengaruhi ketersediaan tenaga kerja dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Lingkungan Perekonomian

Lingkungan ini dapat mempengaruhi status keuangan perusahaan yang akan dapat mempengaruhi tingkat pengeluaran, resiko dan prioritas pembelanjaan.

b. Lingkungan Sosial

Dalam hal ini, kebiasaan, kebudayaan ataupun trend dapat mempengaruhi organisasi. Manajer perlu memahami lingkungan sosial dimana perusahaan beroperasi, sebab ini akan berpengaruh terhadap hubungan antara pekerja dengan manajemen. 

c. Lingkungan Politik

Lingkungan ini menyangkut sikap pemerintah terhadap perusahaan, peraturan ketenagakerjaan dan kesejahteraan sosial. 

d. Lingkungan Hukum

Kemajuan bidang hukum memberi perlindungan bagi para tenaga kerja untuk mendapatkan hak dan kewajibannya secara proporsional.

e. Lingkungan Pekerja

Lingkungan ini menggambarkan sikap karyawan dengan karyawan lain.

f. Lingkungan teknologi

Disini, teknologi akan mempengaruhi keahlian pekerja yang dibutuhkan serta alat-alat kerja yang digunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Fungsi manajer personalia ada 2 yaitu:

1. fungsi- fungsi manajemen

a. Perencanaan (planning)

b. Pengorganisasian (organizing)

c. Pengarahan (directing)

d. Pengendalian (Controling )

2. Fungsi-fungsi operasional

a. Pengadaan tenaga Kerja (procurement)

b. Pengembangan (development)

c. Kompensasi

d. Integrasi

e. Pemeliharaan (maintenance)

f. Pemutusan hubungan kerja (separation)

Penjelasan dari fungsi-fungsi manajemen adalah:

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan berarti penentuan program personalia yang akan membantu tercapainya sasaran yang telah disusun untuk perusahaan itu.

2. Pengorganisasian (organizing)

Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan , personalia, dan faktor-faktor fisik . Apabila serangkaian tindakan telah ditentukan, organisasi harus disusun untuk melaksanakannya.

3. Pengarahan (directing)

Fungsi sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (pemberian perintah)

4. Pengendalian (controlling)

Pengendalian adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan agar sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan analisis terhadap sasaran dasar organisasi

Sementara itu penjelasan dari fungsi-fungsi operasional adalah:

1. Pengadaan tenaga kerja (procurement)

Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan, perekrutan, seleksi, dan penempatan. Penentuan sumber daya manusia yang diperlukan harus bersandar pada tugas-tugas yang tercantum pada rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya

2. Pengembangan (development)

Pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang tepat. Hal ini penting karena perubahan-perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, tugas manajemen yang semakin rumit.

3. Kompensasi (compensation)

Fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi

4. Integrasi (integration)

Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu kecocokan yang layak atas kepentingan-kepentingan individu, masyarakat , dan organisasi.

5. Pemeliharaan (maintenance)

Pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan kesehatan serta keselamatan kerja.

6. Pemutusan Hubungan Kerja (separation)

Fungsi terakhir menejer personalia adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.

B. Analisis dan Desain Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah penentuan melalui pengamatan dan informasi yang berkaitan dengan sifat dari suatu pekerjaan tertentu.

Tujuan penyusunan analisis pekerjaan adalah:

1. Mengidentifikasi kegiatan yang akan dikerjakan

2. Mengevaluasi tempat kerja yang berkaitan dengan pekerjaan

3. Menentukan syarat-syarat kerja bagi karyawan

4. Mengidentifikasikan informasi tentang prosedur operasional

5. Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab

Manfaat dari analisis pekerjaan adalah:

• Mempermudah penyusunan karyawan (staffing)

• Memberi masukan dalam pembuatan desain organisasi yang efektif

• Memberi dasar perencanaan dan evaluasi kinerja karyawan

• Menjadi dasar perencanaan suksesi manajemen

• Membantu manajemen dalam menentukan perlu tidaknya diadakan program pelatihan bagi karyawan

• Memberi dasar untuk seleksi dan promosi karyawan

• Membantu manajemen dalam mengevaluasi pekerjaan untuk tujuan pemberian kompensasi

Kegiatan penentuan kualitas tenaga kerja:

 Uraian Pekerjaan (Job Description)

Adalah suatu deskripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang karyawan dalam pekerjaannya.

Manfaat adanya deskripsi pekerjaan :

1. Membantu memberi gambaran yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab pekerja.

2. Memudahkan prosedur penarikan dan pelatihan tenaga kerja.

3. Membantu tenaga kerja dalam merencanakan karir mereka.

Suatu uraian pekerjaan dapat memuat :

• Nama pekerjaan

• Ringkasan pekerjaan

• Tugas khusus yang harus dilaksanakan

• Hubungan antar pekerjaan

• Kecakapan karyawan dan alat kerja serta bahan yang akan digunakan

• Kondisi kerja

• Tanggung jawab yang harus dilaksanakan karyawan.

 Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification)

Adalah pembagian kerja berdasarkan keahlian dari masing-masing tenaga kerja.

 Evaluasi Pekerjaan (Job Evaluation)

Evaluasi pekerjaan merupakan kegiatan memperbandingkan suatu pekerjaan tertentu dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa, pekerjaan tersebut dihargai secara adil.

 Desain Pekerjaan (Job Design)

Desain pekerjaan merupakan proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, teknik yang akan digunakan untuk melaksanakan tugas tersubut bagaimana pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain dalam perusahaan.

Teknik desain pekerjaan dapat mempengaruhi tingkat spesialisasi dan dimensi psikologis pekerjaan. Dalam hal ini terdapat 4 (empat) desain pekerjaan (Henry Simamora, 1995 : 119-120) :

a. Simplifikasi Pekerjaan (Job Simplifikasi)

b. Rotasi Pekerjaan (Job Rotation)

c. Pemekaran Pekerjaan (Job Enlargement)

d. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)

 Penarikan Tenaga Kerja (Recruitment)

Sebelum organisasi melakukan penarikan tenaga kerja, langkah awal adalah meramalkan kebutuhan akan tenaga kerja dalam jangka pendek.

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan jumlah tenaga kerja ada 2 yaitu: tingkat absensi dan perputaran tenaga kerja. Tingkat absensi yang tinggi menunjukkan tingginya karyawan yang tidak masuk bekerja. Cara menghitungnya :

Perusahaan perlu melakukan analisis perputaran karyawan untuk menjamin tersedianya tenaga kerja dalam jumlah memadai. Perputaran ini merupakan petunjuk stabilitas karyawan dalam perusahaan. Semakin tinggi perputaran ini, semakin sering terjadi pergantian karyawan. Hal ini akan merugikan perusahaan sebab, perusahaan akan terbebani oleh pengeluaran, biaya tersebut antara lain:

- Biaya penarikan karyawan

- Biaya pelatihan karyawan

- Biaya atas terjadinya kesalahan produksi

- Biaya lembur karena lambannya karyawan baru dalam bekerja

Persentase perputaran tenaga kerja dapat dihitung sebagai berikut :

Pengadaan tenaga kerja meliputi:

a.Seleksi Tenaga Kerja

Proses seleksi ini dimulai dari ketika pelamar mengirimkan surat lamaran atau datang  langsung ke perusahaan dan berakhir pada saat dilakukan keputusan pengangkatan.

Berbagai jenis tes diantaranya :

- Tes Kecerdasan (Intrlligence Test)

- Tes Bakat (Aptitude Test)

- Tes Prestasi (Achievement Test)

- Tes Minat (Interest Test)

- Tes Kepribadian (Personality Test)

b. Orientasi, Pelatihan dan Pengembangan Tenaga Kerja

Orientasi adalah kegiatan untuk mengenalkan tenaga kerja kepada organisasi/perusahaan menyangkut fungsi-fungsi, tugas-tugas dan personil-personilnya. 

Metode Latihan dan Pengembangan

1. Dua metode dasar dalam melaksanakan pengembangan karyawan :

a. Latihan (training)

Latihan adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dalam menjalankan suatu pekerjaan.

b. Pendidikan (education)

Pendidikan adalah kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan pengertian karyawan tentang pengetahuan umum dan pengetahuan ekonomi pada umumnya, termasuk peningkatan penguasaan teori dan keterampilan mengambil keputusan dalam menghadapi persoalan-persoalan organisasi perusahaan.

2. Prinsip-prinsip yang digunakan sebagai pedoman dalam melatih karyawan agar latihan dan pengembangan agar berjalan dengan baik :

a. Adanya dorongan/motivasi yang jelas bagi peserta latihan (trainee), misalnya persiapan transfer atau promosi.

b. Adanya laporan kemajuan (progress report).

c. Adanya ganjaran/pujian (reinforcement).

d. Adanya peran serta (partisipasi) aktif dari para peserta latihan (active participation).

e. Latihan diberikan bagian demi bagian sesuai dengan prinsip belajar (principles of learning).

f. Latihan harus mengingat adanya perbedaan individual (individual differences).

g. Peserta latihan dan pelatih (trainer) yang selektif (mau dan mampu).

h. Diusahakan metode latihan yang sesuai.

Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

1. Memutakhirkan keahlian karyawan dengan adanya kemajuan teknologi.

2. Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru untuk terampil dalam pekerjaan.

3. Membantu memecahkan permasalahan operasional.

4. Mempersiapkan karyawan untuk promosi.

5. Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi.

Berbagai Jenis Metode Pelatihan dan Pengembangan

- On The Job Training

- Apprenticeship (magang)

- Rotasi Pekerjaan

- Off The Job Training

c.Penilaian Kinerja

Kinerja karyawan adalah tingkat dimana karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan. Penilaian kinerja ini mencakup aspek kualitatif dan kuantitatif dari pelaksanaan pekerjaan.

Sistem penilaian prestasi kerja diantaranya dengan :

- Ranking

- Perbandingan karyawan dengan karyawan

- Grading

- Skala grafis

- Check lists

d.Pemberian Kompensasi

Kompensasi dapat diartikan sebagai semua bentuk pengembalian (return) financial dan tunjangan-tunjangan yang diperoleh karyawan sebagai bagian dari sebuah hubungan kepegawaian.Tujuan Pemberian Kompensasi

1. Menarik karyawan untuk bekerja

2. Menahan karyawan agar tidak berpindah pekerjaan

3. Memberi motivasi kerja

e.Pemeliharaan Tenaga Kerja

Dalam hal ini perusahaan perlu mengaktifkan fungsi integrasi yaitu, seluruh aktivitas untuk memahami motif dan sifat-sifat karyawan sekaligus mengetahui kebutuhan mereka.sehingga terjadi keselarasan antara perusahaan dengan individu.